Efficiënt plannen, 7 tips voor meer overzicht in je werk! | NLP Box

Sommige dagen weet je gewoon niet waarmee je moet beginnen. Je hebt zoveel dingen te doen dat je niet goed meer weet hoe je het beste kunt beginnen. Hoe kun je nu efficiënt plannen zodat er meer overzicht komt?

Een tijdje geleden had ik een groep mensen van een bedrijf in de training. Vraagstelling was vooral hoe kunnen we zo efficiënt mogelijk onze tijd indelen en hoe houden we daarin het overzicht in de werkzaamheden? Ze hadden veel taken en zagen door de bomen het bos niet meer. Het voor hunzelf zo chaotisch dat er veel tijd verloren ging in bepalen wie welke werkzaamheden deed en wanneer. Er lagen bij sommige personen zoveel taken op hun bord dat ze daardoor het overzicht kwijt raakte. Ook was niet duidelijk welke taken nu het belangrijkste waren en welke wel even konden wachten. Daardoor kwam er steeds meer stress en reageerde ze dat af op elkaar.

Aangezien er nu veel mensen thuis werken met alle andere werkzaamheden erbij is dit een mooi moment om hier een blog over te schrijven aangezien ik hier zelf ook regelmatig tegenaan liep.  Met een goed systeem kun je je werkzaamheden goed verdelen en zo een goed overzicht creëren voor jezelf. Dat geeft meer ruimte, meer energie en minder stress.

Hieronder 7 tips om het zo efficiënt mogelijk te maken voor jezelf en je daardoor minder stress ervaart op je werk.

 

Tip 1 Maak een overzicht

Het klinkt heel basic en misschien het je het idee dat je dat al doet, maar hoe meer dingen je plant, hoe meer overzicht je krijgt. Zo kun je efficiënt plannen. Maak een overzicht van alle dingen die je nog moet doen. Zet alles onder elkaar neer tot je niets meer weet. Geef ook gelijk aan hoeveel werk erbij hoort. Maak ook een lijstje met mensen die je nog moet bellen of mailen. Dit kun je in je agenda zetten of in een bullet journal waar ik al eerder over schreef en waarmee je ook overzicht creëert voor jezelf.

 

Tip 2 Prioriteer de werkzaamheden

Bij het maken van een lijstje is het makkelijk om daar een prioritering aan te geven. Welke taken zijn het belangrijkste en welke nog wel even kunnen wachten. Er zijn verschillende mogelijkheden om je werk efficiënt te plannen. Je kunt de werkzaamheden die belangrijk zijn bovenaan zetten en eventueel een andere kleur geven en de werkzaamheden die het minst belangrijk zijn zet je onderin. Daardoor kun je ze makkelijk inplannen in je agenda. Hou hierbij ook rekening met adhoc dingen die tussendoor kunnen komen. Dit kun je ook privé doen. Wanneer je boodschappen moet doen, wilt sporten of een verjaardag hebt. Hou het wel realistisch en schat de tijd om de taken te doen ruim in zodat je niet in tijdnood komt.

 

Je kunt ook gebruik maken van de Eisenhouwer matrix om efficiënt te plannen. Dit een veel gebruikte methode voor timemanagement. Het zet enerzijds urgentie en anderzijds belangrijkheid van taken en opdrachten tegen elkaar in het licht en het helpt om prioriteiten te stellen. Eisenhower maakt het onderscheid tussen Urgent en Belangrijk

efficient plannen

Verdeel de taken tussen de kwadranten en let daarbij op of het belangrijk, niet belangrijk is, urgent of niet urgent is.

In kwadrant 1 moet je direct mee aan de slag gaan en vandaag gaan doen zoals bijvoorbeeld de spoedgevallen, onvoorziene gebeurtenissen en last-minute deadlines.

In kwadrant 2 direct inplannen in je agenda. Denk hierbij aan het opbouwen van relaties, planning, belangrijke doelstellingen, leren en creatief denken. Dit zijn taken die je moet inplannen en waarvoor je tijd vrij moet maken!

In kwadrant 3 kun je de taken delegeren naar iemand anders of schrappen van je lijstje. Dit zijn (onnodige) onderbrekingen, irrelevante vergaderingen, onbelangrijke mails, telefoontjes, etc.

In kwadrant 4 bevat alle taken die niet belangrijk en niet urgent zijn: tijdverspilling. Denk hier aan roddelen, overmatige ontspanning, eindeloos surfen op internet en social media.

Kopieer bovenstaand plaatje en je kunt ermee aan de slag. Wil je liever een excell formulier? Neem dan contact op of stuur een whats-app naar 06-41034793. Dan stuur ik je die toe.

 

Tip 3 Je mail ordenen

Iedere dag komen er mails bij in je inbox. Plan tijd in om er een keer doorheen te spitten en mappen te maken waar je mail kan plaatsen. Zet de mails die actie vereisen in een aparte map, evenals de mails waar je nog een reactie op verwacht. Mail die je niet meer hoeft te bewaren kun je deleten. Het een keer er doorheen spitten maar als je dit eenmaal gedaan hebt kun je de mail makkelijker sorteren als het is binnengekomen. Mail die je gelezen hebt en niet meer wilt bewaren gooi deze dan gelijk richting de prullenbak.

Extra tip: veel mensen beginnen de dag met het checken van de mail. Je kunt ook beginnen met de taken die vandaag echt af moeten en de mail tussendoor checken. Zo gaat er minder tijd verloren. Zo kun je iedere dag efficiënt plannen.

 

Tip 4 Durf nee te zeggen

Heb je al een overvolle takenlijst durf dan ook te zeggen dat het je op dit moment niet gaat lukken. Zeg nee of als het kan schuif het eventueel op. Je kunt ook kijken of je kan delegeren naar anderen.

Heb je ja gezegd en je denkt dat je het niet af kan krijgen vraag dan om hulp bij anderen.

 

Tip 5 Maak kleine doelen

Wanneer je einddoel niet goed zichtbaar is zal het niet makkelijk zijn je doelen te halen en gemotiveerd te blijven. Zorg dat je het opsplitst in kleinere stappen. Je kunt je doelen ook PRISMAT maken.

 

Tip 6 Gebruik tools

Tegenwoordig bestaan er ook allerlei apps die je kunnen helpen efficiënt plannen van een dag. Bijvoorbeeld de app Wunderlist. Binnen deze app kun je allerlei lijstjes aanmaken om je taken op een rijtje te zetten en lijstjes te maken. Je kunt ook een agenda aanschaffen of gebruik een bullet journal.

 

Tip 7 Reflexteer naar jezelf

Je weet nu hoe je efficiënt kunt plannen. Maar neem ook de tijd voor zelfreflexie. Om te kijken wat er goed gegaan is of wat er eventueel nog op een andere manier gedaan zou kunnen worden. Om te kunnen bijsturen voor een volgende keer. En vergeet daarbij niet de succesmomenten te vieren. Een moment om terug te kijken op de afgelopen week en alvast vooruit te kijken naar de week die komen gaat.

 

Nog even de stappen voor efficiënt plannen samengevat

Tip 1 Maak een overzicht
Tip 2 Prioriteer de werkzaamheden
Tip 3 Je mail ordenen
Tip 4 Durf nee te zeggen
Tip 5 Maak kleine doelen
Tip 6 Gebruik tools
Tip 7 Reflexteer naar jezelf

 

Het uiteindelijke resultaat

De tijd die je investeert in beter plannen en organiseren verdien je dubbel en dwars terug. Met een realistische planning levert dit jou

  • Minder stress
  • Meer gedaan krijgen
  • Rust in je hoofd

Angelique Lijffijt

NLP trainer en coach

Nadat ik meerdere trainingen heb gevolgd over NLP, marketing persoonlijke ontwikkelingen leerder ik mijzelf pas echt kennen en dat is ook de basis van wie ik ben. Door te efficiënter te communiceren zowel op persoonlijk als zakelijk vlak. Door NLP heb ik ook leren begrijpen waarom de ander doet zoals hij of zij doet. Ik leer anderen anders te communiceren en hun doelen te bereiken.

Stel je vragen hieronder in het commentaar en je krijgt van mij een antwoord.

Share This
%d bloggers liken dit: